医院人事档案管理问题和对策

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摘要:随着科技水平的大力提升,促进了医院的运营发展。医院在运行的过程中,虽然为广大人民群众提供了先进的医疗技术和优良的医疗服务,但医院在其人事档案管理工作上仍存在一些不足,这就需要及时采取合理有效的改进措施。本文基于医院人事档案管理工作,简要分析了一些合理化建议。

关键词:医院人事档案管理问题解决对策

从医院正常运营的角度来说,人事档案是对全体医护人员的信息汇总,借助于调取人事档案,可以随时获取员工的基本资料、专业水平、科研成果等,这也是医院监管职工、培养专业型人才的重要举措。随着我国高度重视人才的培养,医院也将人事档案管理工作提上了日程,但仍存在一些不足,这就需要结合实际情况,制定切实可行的改进策略。

1医院人事档案管理存在的问题分析

1.1档案资料记载前后不一致

医院在人事档案管理工作上,存在着档案资料记载前后不一致的问题,这也就是说,许多档案资料填写后没有结合实际的人员的情况进行更新,造成职工的基础资料存在许多误差,如个人信息、基础资料、履历等[1]。造成档案资料前后不统一的原因是多方面的,但可简单概括为管档人员的无意和刻意,无意就是指管档人员的操作失误,也就是在填写过程中由于粗心造成的,还有可能是因工作疏忽忘了填写具体内容,进而在后期填写时出现了隐藏的错误;而刻意就是指管档人员的造假,随着医院在用人方面提出了较高的要求,造成了某些人员在个人履历上存在造假现象。

1.2档案材料不完善、不完整

档案材料不完善的问题,主要是指医院职工的后续档案材料不健全和档案内容不完整这两方面。医院职工的后续档案材料不健全、不完整,也就是说有的人员档案资料中,缺少再教育学历表、工资审批表及绩效考核表等,有的职工履历表虽然健全,但缺少主管领导的审核及签字,还缺少科研成果、个人贡献记载的问题,甚至有的职工档案长时间都没有进行更新。同时,医院档案管理工作不同于其他行业,尤其是人事档案资料经历的人手比较多,且档案管理时间并不是短时间内就能完成的,这就造成了档案资料的不完善、不健全,但形成这一问题的原因多是人员行为所造成的。

1.3档案查阅速度慢、效率低

如今,医院人事档案管理工作,基本上都创建了专门的档案信息数据库,并充分借助于互联网信息化技术的优势,使用计算机、扫描仪等先进的设备和技术手段,将职工的档案资料及时纳入到了电脑上,再结合相关的技术手段,把文字、照片等转化为后期保存的信息资料,如果有的职工信息发生变动,就可以直接通过电脑,实现人员信息的及时更改,这在一定程度上保证了职工信息资料的精准性、实效性和可靠性;但不容乐观的是,这只是为医院后期的数据统计提供了便利,但为迅速查阅和调取增加了一定的难度。比如,医院在招聘人才的过程中,需要处理的工作量比较大,一岗位存在许多人员报名的竞争情况,管档人员就要在固定的时间内查阅大量的档案资料,再加上档案管理工作还没有全部建立局域网链接,这就使得管档人员来回走动,才能获取人员档案资料,既浪费了大量的时间,又降低了工作效率。因此,医院在进行人事档案管理工作的过程中,管档人员要充分借用先进的电脑操作系统,及时制定科学合理的举措[2]。

2医院人事档案管理工作的解决对策分析

2.1对收集的档案材料进行严格把关

想要做好医院人事档案管理工作,首要的就是对收集的档案材料进行严格把关,严格遵循我国相关法律法规,严格执行一套具体规范的人事档案管理方案和操作流程,对所收集的档案材料进行认真审查,对于手续不齐全、填写不合格、材料不真实的材料一律不收取,要求具体人员对这些材料结合自己的实际情况进行认真填写,只有收集的档案材料具有完整性和真实性,才能使其具有真正的价值。与此同时,管档人员在对档案材料进行审核的过程中,要坚持实事求是的基本原则,依据初始材料,明确一个具体的标准,所有材料的审核都按照这个标准来执行,需要额外注意的是,管档人员也要在第一时间内将审核标准告知被审核人,减少医院职工随意填写的情况发生。

2.2严格监管医院档案资料的收集

为了保证医院人事档案管理工作的正常进行,就要严格监管医院档案资料的收集,在严格遵循我国相关法律法规的基础上,管档人员要加大监管力度,对于填写不规范、操作不合理、履历不健全的职工档案材料坚决不收取,保证档案资料的完备性、时效性和可靠性。管档人员在审核档案材料时,要结合医院的具体情况,制定每卷档案的审核标准,避免职工乱填乱涂的错误行为。

2.3客观认定查档资料的时效性

通常情况下,在对档案资料的查阅上,多是由管档人员来操作的,对此,管档人员要强化管理意识,具备丰富的专业理论知识,针对职工档案材料前后不统一的问题,先以档案材料中产生的最早时间为准,例如,针对某一职工的出生日期出现错误,就需要先以档案材料最早的原始记录为准,再与职工进行询问后加以更改;如果是较为复杂的状况,管档人员就要认真对比实际的材料,并定期走访来提高档案材料的精准性[3-4]。

2.4注重充实积累档案资料内容

对于医院的人事管理部门来说,要在创建人员档案材料数据库的基础上,结合具体情况,充分应用多种合理的收集手段,保障材料的实时归档与修整。医院的档案管理工作具有繁琐复杂、专业性强、操作难度大等特点,这就需要对所有的人事档案管理流程进行分类,管档人员要分清主次,将重点材料的收集和处理摆在重要位置,并将材料的收集及处理情况及时反应给人员,对于一些人员积极参与科研项目、获取科研成果的情况,还要强化个人作风、思想品德的材料,同时,档案材料中还要收录职工的专业技能、兴趣特长等内容,并不断丰富和完善人员的基础资料、工作履历和自我评定等。总之,人员档案材料的是否丰富和完善,直接影响到整个档案管理工作的进程。

2.5加强管档人员的素质培养

随着医院体制不断地深化改革,对医院的人事档案管理工作提出了更为严格的要求,这就需要不断提升管档人员的专业技能和综合素质[5]。医院在全面加强人事档案管理工作的过程中,要增强管档人员的管理意识,管档人员要明确自身的职能,增强自身的职责感,档案管理工作本身较为繁琐复杂,且工作量较大,医院要充分调动管档人员的积极性,保证档案管理的正常进行。同时,医院要不断提升管档人员的管理技能和水平,医院要加强管档人员的学习培训,定期检测管档人员的管理水平,切实不断提升管档人员的管理技能和综合素质。医院在提升管档人员的专业能力和综合素质方面,可从以下的四个角度入手:

2.5.1热衷于自己的本职工作

档案管理工作是一项繁琐复杂的工作,需要管档人员要具有超强的耐心,只有热爱自己所任职的工作,才能全心全意地投入到工作中。档案管理工作并不同于其他的工作,工作内容多、强度大,除了需要管档人员要具有积极的工作状态外,还要在全年中从头忙到尾,管档人员在工作过程中极易产生倦怠、焦虑、浮躁等负面情绪,管档人员要在第一时间内调节自己的心态,确保人事档案管理工作正常有序地进行。

2.5.2过硬的基本功

医院档案工作的本质属性具有接触易、做好难的一大特点,这也就是说,管档人员应付工作十分简单,但难以细致周到地做好档案工作,尤其是在具体的工作成效上,虽然能保证工作不出偏差和错误,但难以做出突出贡献,这在一定程度上就会使管档人员丧失积极性。对此,管档人员要加强自身的学习,不断扩充自己的知识面,掌握更多的专业知识,提升自己的专业技能。

2.5.3无私奉献精神

医院在正常运行的过程中,往往轻视人事档案管理工作的重要性,这就要求管档人员做好本职工作外,还要具有默默奉献的无私精神,要形成良好的工作作风,同时,管档人员还要不断约束和规范自己的行为。

2.5.4认真的工作作风

医院档案工作量大、操作性强、任务重,关系到医院的职工状态、医患关系等,这就需要管档人员要具有认真的工作作风,否则一旦出现细节上错误,或是自己的一时的疏忽,就会影响到整个管档工作。对此,管档人员要加强自身的认识,无论是从思想上,还是个人行为上,都要高度重视管档工作,仔细认真地对待档案工作。

2.6创建档案信息网络

医院的人事档案管理工作,直接关系到医院能否正常运转,这就需要医院要高度重视人事档案管理工作,加大政策扶持力度,投入一定比例的资金,提升档案管理工作的技术和水平,创建专门化的档案信息网络,健全人事档案网络化管理体系。同时,医院在形成了档案信息网络信息数据库的基础上,要配以网络管理工作,由网络技术人员进行负责和管理,加强后期的修整和维护,确保在多种工作环境下可随时调取档案材料,使人员档案管理工作更加快速高效[6]。

3结束语

随着医院体制的不断变革,对人事档案管理工作提出了更为严格的要求。医院人事管理工作虽有所改进,但仍存在一些不足之处,如管理水平低下、管档人员意识不强等,这就要求严格监管医院档案资料的收集,注重充实积累档案资料内容,加强管档人员的素质培养,创建档案信息网络,这对于提升医院人事档案管理的水平十分必要。

参考文献:

[1]张娟.新时期做好医院人事档案管理工作的对策[J].办公室业务,2016(5):154.

[2]薛建军.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].青春岁月,2016(12):526.

[3]昝莹.医院人事档案管理的常见问题及对策[J].价值工程,2016(1):35-36.

[4]胡恒.医院人事档案管理的局限性及改进策略[J].档案管理,2017(6):95.

[5]张清云.现阶段医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国管理信息化,2017,20(6):168.

[6]黄淑兰.基于人力资源开发的医院人事档案管理创新探索[J].现代企业文化,2016(6):141-142.